固定残業代で会社が確認すべきポイント｜制度上のリスクと注意点
① はじめに
固定残業代制度を導入している会社も多いかと思います。
毎月の給与額を一定化しやすいことや、採用時の給与提示を行いやすいことなどから導入されるケースもありますが、制度設計や運用方法によっては、後から未払い残業代等の問題に発展する可能性があります。
特に注意したいのは、単に固定時間を超えた残業代が不足するだけでなく、固定残業代として支給していた部分そのものが、割増賃金の支払いとして認められない場合があることです。
今回は、固定残業代制度を導入している会社が確認しておきたいポイントと、実務上よく問題になるケースについて解説します。
② 固定残業代制度とは
固定残業代制度とは、一定時間分の時間外労働などに対する割増賃金を、あらかじめ固定額として支給する制度です。
例えば、次のように給与を設定するケースがあります。
基本給 250,000円
固定残業手当 50,000円（時間外労働○時間分）
月給合計 300,000円
※固定残業時間数は、実際の賃金額や所定労働時間などをもとに計算して設定します。
この場合、固定残業代として設定した時間数までの時間外労働については、固定残業代によって割増賃金を支払うことになります。
ただし、「固定残業代を支払っている＝追加の残業代が不要」というわけではありません。
実際の時間外労働等に対する割増賃金が固定残業代を上回る場合には、その差額を追加で支払う必要があります。
また、固定残業代を設定する場合には、通常の労働時間に対する賃金と固定残業代部分を判別できるようにし、固定残業代が何に対する割増賃金なのかを明確にしておくことが重要です。
固定残業代についての基本的な考え方は、厚生労働省の
固定残業代に関するQ&A
でも確認できます。
③ 固定残業代を導入している会社が確認したいポイント
固定残業代に問題がないか確認する場合は、雇用契約書の記載だけを見るのではなく、制度の設定と実際の運用をあわせて確認します。
| 確認項目 | 主な確認内容 |
|---|---|
| 賃金の区分 | 基本給などの通常の賃金と固定残業代が判別できるようになっているか |
| 時間数・金額 | 固定残業代が何時間分なのか、現在の賃金から計算した金額と一致しているか |
| 超過分 | 実際の割増賃金が固定残業代を超えた場合に差額を支給しているか |
| 勤怠管理 | 固定残業代の有無にかかわらず、実際の労働時間を把握しているか |
| 規程・契約書 | 就業規則、賃金規程、雇用契約書、給与明細などの内容が一致しているか |
どれか一つだけ整っていればよいというものではなく、固定残業代として定めた内容と、実際の勤怠管理や給与計算が一致していることが重要です。
④ 最も注意したい「固定残業代として認められないリスク」
固定残業代制度で特に注意したいのが、毎月一定額を固定残業代として支給していても、その部分が割増賃金の支払いとして認められない場合があることです。
例えば、「月給300,000円（固定残業代を含む）」とだけ記載されている場合、通常の賃金がいくらで、固定残業代がいくらなのか判別することができません。
また、固定残業代の金額自体は記載されていても、何時間分の時間外労働に対応するものなのか分からない場合や、雇用契約書では時間外労働30時間分としている一方で、就業規則や賃金規程では異なる内容になっているケースもあります。
さらに、書面上は固定残業代として整理されていても、実際の給与計算では異なる時間数を前提としていたり、固定残業代を超える割増賃金を支給していなかったりするなど、制度と運用が一致していないこともあります。
基本給 250,000円
固定残業手当 50,000円（時間外労働○時間分）
○時間を超える時間外労働については、割増賃金を別途支給する
※固定残業時間数は、実際の賃金額や所定労働時間などをもとに計算して設定します。
固定残業代を設ける場合は、通常の労働時間に対する賃金と固定残業代として支給する部分を判別できるようにし、契約書や規程の内容と実際の給与計算を一致させておくことが重要です。
固定残業代としての支払いが認められないと、すでに支給した固定残業代がそのまま残業代として扱われないだけでなく、割増賃金の計算基礎まで変わる可能性があります。
その結果、単に固定残業時間を超えた部分だけではなく、過去の残業代全体について未払い額が大きくなる可能性があります。
そのため、固定残業代については「毎月決まった金額を支給しているから大丈夫」と判断するのではなく、そもそも固定残業代として適切に設定され、実際の給与計算までその内容どおりに運用されているかを確認する必要があります。
⑤ 固定残業代の金額・時間数と実際の給与計算を確認する
固定残業代が明確に区分されていても、設定した金額と時間数が実際の計算と合っているかを確認する必要があります。
例えば、雇用契約書に「30時間分」と記載していても、現在の賃金をもとに計算すると、固定残業代として支給している金額が30時間分に満たない場合があります。
特に見落としやすいのが、固定残業代を導入した後に基本給や各種手当を変更しているケースです。
導入時には30時間分として正しく計算できていても、その後に基本給を昇給したり、割増賃金の計算基礎となる手当を追加したりすると、以前と同じ固定残業代では30時間分に足りなくなることがあります。
また、就業規則の所定労働時間を変更した場合や、以前作成した雇用契約書の金額・時間数を長期間そのまま使用している場合も、現在の条件で改めて計算する必要があります。
固定残業代は「毎月○万円を支給しているか」だけを見るのではなく、その金額が現在の賃金条件では何時間分になるのかを確認することが重要です。
さらに、実際の時間外労働等に対する割増賃金が固定残業代を上回る場合には、その差額を追加で支払います。
例えば、20時間分の固定残業代を設定している従業員について、実際には30時間の時間外労働が発生した場合、固定残業代だけで給与計算を終えることはできません。固定残業代で不足する部分について、追加の割増賃金を計算します。
深夜労働や法定休日労働が発生する会社では、これらを固定残業代の対象としているのか、別途支給するのかについても整理しておく必要があります。
「固定残業代50,000円」と金額だけを決めるのではなく、何に対する割増賃金をどこまで含めているのかが分かる状態にしておくことが大切です。
あわせて、最低賃金との関係も確認しておく必要があります。
固定残業代など最低賃金の対象とならない賃金を除いたうえで、最低賃金の対象となる賃金を時間額に換算し、適用される最低賃金を下回っていないかを確認します。
最低賃金を下回っている場合には、賃金の見直しが必要となるだけでなく、労働基準監督署の調査などで是正を求められる可能性もあります。
労働基準監督署から連絡があった場合の対応については
労働基準監督署から連絡が来た場合の対応方法
でも解説しています。
⑥ 固定残業代があっても勤怠管理は必要
固定残業代を導入している会社でよく見られるのが、「30時間分の固定残業代を支給しているので、30時間までは残業時間を細かく確認していない」といった運用です。
しかし、実際の労働時間を把握していなければ、固定残業代として設定した金額を超える割増賃金が発生しているかどうかを確認することができません。
また、深夜労働や休日労働が発生しているか、36協定の範囲内で時間外労働が行われているかといった確認も必要です。
固定残業時間を超える残業が発生している場合には、超過分の給与計算を行う必要があります。
また、固定残業時間を超える勤務が恒常的に続いている場合には、固定残業代の計算だけでなく、設定している時間数が実態に合っているか、人員体制や業務量に問題がないかについても確認しておく必要があります。
固定残業時間については、単純に「何時間までなら問題ない」と判断できるものではありません。実際にその時間数の残業が発生する場合には、36協定や時間外労働の上限規制との関係もあわせて確認します。
⑦ 就業規則・雇用契約書・給与明細を一致させる
固定残業代を適切に運用するためには、雇用契約書だけを整えて終わりにしないことも重要です。
実務上は、雇用契約書と就業規則、給与明細などで、それぞれ異なる内容になっていることがあります。
| 確認する資料 | 内容がずれている例 |
|---|---|
| 雇用契約書 | 固定残業代30時間分と記載 |
| 就業規則・賃金規程 | 固定残業代20時間分と規定 |
| 給与明細 | 「業務手当」とだけ表示され、固定残業代であることが分かりにくい |
| 給与計算 | 契約書とは異なる時間数を前提に計算している |
このような状態では、会社がどのような固定残業代制度を設けているのかが不明確になり、後からトラブルになった場合に説明が難しくなります。
固定残業代を確認するときは、就業規則や賃金規程、雇用契約書だけでなく、給与明細、賃金台帳、勤怠データ、給与計算ソフトの設定まで一連で確認するとよいでしょう。
特に、過去に賃金制度を変更している場合や、雇用契約書のひな形を変更している場合は、一部の従業員だけ古い内容が残っていないかも確認しておく必要があります。
労働条件の記載については
雇用契約書と労働条件通知書の違い｜会社が確認すべき記載事項
でも解説しています。
⑧ 固定残業代を見直すときの確認方法
固定残業代については、一見すると問題なく運用できているように見えても、契約書、勤怠、給与計算をあわせて確認すると、内容にずれが見つかることがあります。
例えば、雇用契約書では固定残業代の金額や時間数が明確になっていても、昇給後に金額を見直していなかったり、固定残業代を超える割増賃金が発生している月にも給与額が変わっていなかったりするケースがあります。
また、固定残業代があることを理由に実際の残業時間を十分に確認していない場合や、深夜・休日労働についてどのように給与計算するのか整理されていない場合もあります。
現在の固定残業代制度に問題がないか確認するときは、まず就業規則や賃金規程、雇用契約書にどのような制度が定められているかを確認します。
次に、現在の賃金条件で固定残業代を計算し直し、契約書に記載された金額や時間数と一致しているかを確認します。
そのうえで実際の勤怠データと比較し、固定残業代で不足する割増賃金がないか、深夜・休日労働の取扱いに問題がないかを確認します。
最後に、給与明細や給与計算ソフトの設定まで確認することで、書面上の制度と実際の給与計算が一致しているかを整理できます。
特に、固定残業代を導入してから長期間見直していない会社や、途中で基本給・手当・所定労働時間などを変更している会社では、現在の条件で一度確認しておくとよいでしょう。
確認の結果、固定残業代の金額や制度そのものを変更する場合には、従業員にとって不利益な変更とならないかなど、変更方法についても別途検討する必要があります。
⑨ まとめ
固定残業代制度は、適切に制度設計・運用できれば、給与体系を整理する方法の一つとして利用できます。
一方で、固定残業代の区分や計算方法、超過分の支給、勤怠管理などが整理できていない場合には、後から未払い残業代の問題につながる可能性があります。
✓ 通常の賃金と固定残業代が判別できるようになっているか
✓ 固定残業代の金額と時間数が実際の計算と合っているか
✓ 固定残業代を超える割増賃金を追加で支給しているか
✓ 固定残業代があっても実際の労働時間を管理しているか
✓ 深夜労働・休日労働の取扱いを整理しているか
✓ 最低賃金を下回っていないか
✓ 就業規則・雇用契約書・給与計算の内容が一致しているか
特に、固定残業代として支給している部分が割増賃金の支払いとして認められない場合には、単なる超過分の不足だけでは済まず、過去の残業代を改めて計算することが問題となり、会社の負担が大きくなる可能性があります。
固定残業代については、制度だけを整えるのではなく、雇用契約書、就業規則、勤怠管理、実際の給与計算まで含めて確認することが重要です。
固定残業代を導入しているものの、現在の計算方法や契約書の記載に不安がある場合は、実際の運用状況を含めて一度整理しておくとよいでしょう。