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はじめに

給与計算について、社内で対応するべきか、外注するべきか悩まれている会社も多いかと思います。

この問題には、すべての会社に共通する正解があるわけではありません。従業員数だけでなく、雇用形態、勤務体系、給与項目、担当者の経験、社内体制などによって適切な方法は異なります。

給与計算のミスは、未払い賃金や社会保険料の控除誤りなどに直結し、場合によっては後から大きな修正対応が必要になるため、費用だけで判断しないことが重要です。

今回は、給与計算を内製する場合と外注する場合のメリット・デメリット、費用対効果の考え方、外注しても会社に残る業務、委託先を選ぶ際の確認事項について解説します。

給与計算の内製と外注を比較

給与計算の内製と外注には、それぞれ異なるメリットと注意点があります。

内製と外注のどちらが適しているかは、外部へ支払う金額だけでなく、社内担当者の負担や給与計算の複雑さ、ミスが発生した場合の対応なども含めて判断します。

給与計算を内製する場合の特徴

社内で給与計算を行う場合には、次のようなメリットがあります。

• 既存の担当者とシステムで対応できる場合は、直接的な費用を抑えやすい
• 急な給与変更や修正について、社内で柔軟に対応しやすい
• 給与計算の知識や業務手順を社内に蓄積できる
• 給与や個人情報を社外へ提供せず、社内で管理できる
• 従業員からの問い合わせについて、社内で確認しやすい

一方で、次のような負担やリスクがあります。

• 担当者に業務が集中しやすい
• 法改正や制度変更を継続的に確認する必要がある
• 計算ミスや控除漏れなどのリスクがある
• 担当者が退職・休職した場合に対応できなくなる可能性がある
• 給与計算の担当者を教育する必要がある
• 社内の担当者が他の従業員の給与情報を把握することになる

給与計算は毎月決められた期限までに完了させる必要があるため、担当者が不在であっても処理を止めることはできません。

内製する場合は、担当者1名だけに任せるのではなく、計算方法や確認手順を整理し、代わりに対応できる体制を準備しておくことが重要です。

また、給与情報は社内でも特に慎重な管理が必要です。給与計算に必要な情報へアクセスできる担当者を限定し、データや書類の保管方法を定めておく必要があります。

給与計算を外注する場合の特徴

給与計算を外部へ委託する場合には、次のようなメリットがあります。

• 社内担当者の給与計算にかかる負担を軽減できる
• 法改正や制度変更を踏まえた給与計算について、専門的な体制を利用できる
• 給与計算に関する専門知識やチェック体制を利用できる
• 社内担当者への業務の属人化を防ぎやすい
• 社内で給与情報を閲覧する担当者を限定しやすい
• 担当者の退職・休職によって給与計算が止まるリスクを抑えやすい

一方で、次のような点は事前に確認が必要です。

• 毎月一定の委託費用が発生する
• 社内の運用フローを見直す必要がある
• 勤怠や給与変更情報を決められた期限までに提出する必要がある
• 急な修正について、委託先への連絡や確認が必要になる
• 委託範囲によっては追加料金が発生する
• 委託先の情報管理体制を確認する必要がある

外注する場合は、単に給与計算を任せるだけでなく、会社と委託先のどちらが何を担当するのかを明確にし、毎月の連携方法を整えることが重要です。

給与計算を外注しても会社に残る業務

給与計算を外注しても、会社側の給与計算業務がすべてなくなるわけではありません。

一般的には、次のような業務が会社側に残ります。

• 入退社や給与変更などの情報を委託先へ連絡する
• 勤怠を確定し、残業・欠勤・遅刻・早退などを確認する
• 手当や控除に必要な情報を整理する
• 委託先が作成した計算結果を最終確認する
• 給与振込の手続きを行う
• 従業員からの問い合わせに対応する
• 委託先へのデータ提出期限を管理する

例えば、固定残業代を採用している場合でも、固定時間を超えた残業時間の確認は会社側で必要です。固定残業代の運用については、固定残業代のよくある問題点｜未払い残業を防ぐ確認事項でも解説しています。

また、退職者の最終給与のように通常とは異なる処理が発生する場合は、退職日、社会保険料、勤怠、賞与、各種精算などの情報を会社から委託先へ正確に伝える必要があります。詳しくは、退職者の給与計算｜最終給与と社会保険料等の注意点をご確認ください。

内製と外注の費用対効果を確認する

内製と外注の費用を比較する際は、外注料金と担当者の給与だけを比較するのではなく、給与計算に関連する業務全体を確認します。

内製にかかる主な費用や負担として、次のようなものがあります。

• 担当者が給与計算に使用している時間と人件費
• 給与ソフトや勤怠システムの利用料
• 法改正や制度変更を確認する時間
• 担当者の教育や引継ぎにかかる時間
• ダブルチェックに使用する時間
• 従業員からの問い合わせに対応する時間
• 計算ミスが発生した場合の修正対応
• 担当者が退職・休職した場合の代替体制

既存の担当者が他の業務と兼任している場合は、給与計算そのものに使用する時間だけでなく、勤怠確認、問い合わせ、修正、資料整理などに使用している時間も含めて考える必要があります。

一方、外注する場合は、基本料金や人数に応じた料金だけでなく、賞与計算、給与変更、給与明細の発行、社会保険手続などに追加料金が発生するかを確認します。

給与計算は一部だけ外注することもできる

給与計算の外注は、すべての業務を委託する方法だけではありません。

例えば、勤怠の確定までは会社で行い、その後の給与計算のみを依頼する方法や、給与明細の発行、賞与計算、社会保険手続などを組み合わせて依頼する方法があります。

委託先によって対応範囲は異なりますが、一般的には次のような業務について委託の可否を確認します。

• 勤怠データの確認
• 月例給与の計算
• 賞与計算
• 給与明細の発行
• 振込データの作成
• 社会保険・労働保険手続との連携
• 従業員からの問い合わせ対応

会社の負担が大きい部分だけを外注し、それ以外は社内で対応する方法も考えられます。

社会保険手続と給与計算を連携する場合は、加入対象者の情報を正確に共有することも重要です。パート・アルバイトの加入判定については、パート・アルバイトの社会保険加入条件｜契約上は対象外でも加入が必要になる場合でも解説しています。

内製か外注かを判断するポイント

内製か外注かを判断する際は、次の点を基準に考えると整理しやすくなります。

• 給与計算にかかっている時間と費用
• 給与計算の精度に不安がないか
• 法改正への対応が適切にできているか
• 業務が特定の担当者に依存していないか
• 担当者が不在でも給与計算を継続できるか
• 雇用形態や勤務体系が複雑ではないか
• 手当や控除の種類が多くないか
• 入退社や給与変更が頻繁に発生していないか
• 今後、従業員数や拠点数が増える予定があるか

給与体系がシンプルで、勤務時間や手当の変更が少なく、複数の担当者で確認できる体制がある場合は、内製を継続しやすいといえます。

一方、残業やシフト勤務が多い、雇用形態や給与項目が複雑、入退社が頻繁、特定の担当者に業務が集中している場合は、外注を検討する余地があります。

従業員数だけで内製・外注を判断しない

従業員数は判断材料の一つですが、人数だけで内製・外注のどちらが適しているかを決めることはできません。

同じ50名の会社でも、全員が同じ勤務時間と給与体系で働いている会社と、正社員、契約社員、パート・アルバイトが混在し、シフトや手当の種類が多い会社では、給与計算の負担が大きく異なります。

人数規模別には、次のような傾向が考えられます。

• 1～10名程度：専任担当者を配置せず、経営者や経理担当者が他の業務と兼任するケースが多い
• 11～50名程度：勤怠確認や入退社対応が増え、担当者の負担や属人化が問題になりやすい
• 51～100名程度：複数担当者による内製体制と外注の費用対効果を比較しやすい
• 101名以上：社内に専門体制を設ける方法と、一定範囲を外注する方法の両方が考えられる

実際の判断では、従業員数に加えて、雇用形態、拠点数、勤務体系、給与項目、入退社の頻度、社内担当者の経験などを確認します。

外注を検討するタイミング

実務上、次のようなタイミングで給与計算の外注を検討するケースがあります。

• 給与計算担当者が退職・異動する
• 従業員数が増加する
• 雇用形態や給与体系が複雑になる
• 拠点や店舗が増える
• 給与計算のミスや控除漏れが発生する
• 担当者の残業が増える
• 給与計算を確認できる人がいない
• 勤怠システムや給与ソフトを変更する

これらは、現在の担当者や運用方法で対応する限界が見え始めたサインともいえます。

特に、給与計算のミスが繰り返されている場合や、担当者が不在になると処理方法が分からなくなる場合は、外注するかどうかにかかわらず、現在の業務手順を整理する必要があります。

外注する場合も、内製を継続する場合も、現状の整理や今後の方針を見直す機会として検討するとよいでしょう。

給与計算の外注先を選ぶ際の確認事項

給与計算を外注する場合は、料金だけでなく、実際の運用方法を確認することが重要です。

• 基本料金に含まれる業務
• 追加料金が発生する業務
• 毎月のデータ提出期限
• 給与確定後に修正が発生した場合の対応
• 使用できる勤怠・給与システム
• 個人情報や給与情報の管理体制
• 担当者との連絡方法
• 社会保険手続との連携
• 従業員からの問い合わせ対応の有無
• 会社側に残る業務

委託する業務と会社が担当する業務の境界が曖昧なままだと、外注後も社内負担が想定ほど減らない可能性があります。

また、外注へ切り替える際は、現在の給与計算方法、手当や控除の種類、勤怠の集計方法、過去の例外処理などを委託先へ正確に引き継ぐ必要があります。

まとめ

給与計算は、単に毎月の支給額を計算するだけではなく、勤怠、賃金規程、雇用契約、社会保険料、各種手当などを確認しながら進める必要がある業務です。

内製・外注のどちらにもメリットとデメリットがあるため、会社の規模だけでなく、給与計算の複雑さ、担当者の負担、専門知識、継続できる体制、費用対効果などを踏まえて判断します。

外注によって会社の業務がすべてなくなるわけではありませんが、負担の大きい部分を整理して委託することで、社内担当者の負担や属人化を軽減できる場合があります。

一方で、社内に十分な知識と確認体制があり、給与計算を安定して継続できる場合は、内製を続けることも適切な選択です。

現在の運用を整理したうえで、自社に合った方法を検討することが重要です。

ご相談について

給与計算を外注した方がよいか判断できない場合や、現在の給与計算方法に不安がある場合でも、まずは現状の業務と役割を整理することができます。

内製を継続する場合の運用見直しや、一部業務だけを外注する方法も含め、会社の状況に応じて検討することが重要です。

給与計算の運用や外注について検討されている場合は、サービス内容・料金をご確認ください。会社の状況に応じて、現在の運用体制や見直しが必要なポイントを整理いたします。