問題社員への対応方法｜指導・記録から解雇までの進め方
はじめに
勤務態度や業務能力、職場での言動などに問題のある社員について、どのように対応すべきか悩まれている会社も多いかと思います。
問題が続いている場合でも、会社の判断だけで直ちに解雇や重い処分を行うことは適切ではありません。問題となった事実を確認し、本人への指導と改善状況の確認を段階的に進める必要があります。
注意：
準備不足のまま解雇を行うと、不当解雇と判断され、想定以上の解決金や長期的なトラブルにつながる可能性があります。
解雇の有効性は、問題行動の内容だけでなく、それまでに会社が行った指導、改善する機会を設けたか、就業規則や過去の処分との整合性が取れているかなども踏まえて判断されます。解雇を本人へ伝える前の準備が重要です。
金銭的な負担だけでなく、本人との交渉や労働審判、訴訟などへの対応が長期化すると、会社や担当者にも大きな負担が生じます。
一方で、問題が発生した段階から事実を整理し、適切な手順で指導を行うことで、大きなトラブルへの発展を防げるケースもあります。
問題社員への対応は事実確認から始める
問題社員と呼ばれる状態には、勤務態度、業務能力、指示への対応、職場内の言動など、さまざまなものがあります。
問題の種類によって確認すべき内容は異なりますが、共通して重要なのは、担当者の印象や周囲の評価だけで判断せず、具体的な事実を確認することです。
| 問題の種類 | 主な例 | 最初に確認すること |
|---|---|---|
| 勤務態度 | 遅刻、欠勤、無断離席など | 勤怠記録、発生回数、本人からの申告内容 |
| 業務能力 | ミスが多い、求める成果に達していないなど | 具体的なミス、数値や成果、教育・指導の状況 |
| 指示・規律 | 業務命令への拒否、社内ルールへの違反など | 指示内容、指示の合理性、本人が拒否した理由 |
| 職場内の言動 | 暴言、ハラスメント、他の従業員とのトラブルなど | 発言内容、発生日時、関係者の説明、周囲への影響 |
たとえば、「勤務態度が悪い」「能力が不足している」という評価だけでは、会社として問題の内容を十分に説明できません。
遅刻や欠勤であれば発生日と回数、業務上のミスであれば発生した内容や影響、職場内の言動であれば発言内容や関係者の説明など、後から確認できる形で整理します。
ハラスメントに該当する可能性がある場合は、被害を訴えている従業員と行為者の双方から事情を確認する必要があります。詳しくは、ハラスメント相談を受けた会社の初動対応でも解説しています。
問題社員対応の基本的な流れ
問題社員への対応は、一般的に次の流れで進めます。
-
事実関係を整理する
問題となった行動の日時、内容、回数、会社や他の従業員への影響を確認します。 -
本人から事情を確認する
会社側の記録だけで判断せず、本人にも説明する機会を設けます。 -
問題点と改善内容を具体的に伝える
何が問題で、会社がどのような改善を求めているのかを明確にします。 -
指導内容と本人の説明を記録する
口頭で指導した場合も、指導日時や内容、本人の反応を記録します。必要に応じて書面による指導を行います。 -
一定期間後に改善状況を確認する
指導しただけで終わらせず、改善状況を確認し、次の対応を判断します。
問題が発生したからといって、直ちに重い処分を行うのではなく、事実確認、指導、改善状況の確認を段階的に進めることが重要です。
指導内容は具体的に伝える
抽象的な注意だけでは、指導した内容が本人に伝わらず、会社側の記録としても弱くなります。
単に「勤務態度を改善してください」と伝えるだけでは、何が問題で、会社がどのような改善を求めたのかが明確になりません。
指導する際は、問題となった事実、改善してほしい内容、確認する期間や期限を具体的に伝えます。
「勤務態度を改善してください」
この伝え方では、どの行動が問題なのか、会社が求める改善内容、確認する期間や期限が明確ではありません。
「直近1か月で、始業時刻への遅刻が4回確認されています。今後は始業時刻までに業務を開始できる状態にしてください。次回の確認日は1か月後とし、それまでの勤怠状況を確認します」
問題となった事実、求める改善内容、確認期間を具体的に示しています。
このように具体的に伝えることで、本人が改善すべき点を理解しやすくなり、会社がどのような指導を行ったのかも後から説明しやすくなります。
ただし、本人の説明を聞かず、一方的に指導内容を決めることは適切ではありません。遅刻や欠勤などについて本人から事情の説明があった場合は、その内容も確認したうえで対応します。
指導記録に残す内容
指導記録には、指導を行った日時、指導者、問題となった具体的な事実、本人の説明、会社が求めた改善内容、改善期限、次回の確認予定日などを記載します。
単に「注意した」「反省していた」と記載するだけではなく、指導の経緯と内容を第三者が読んでも分かる状態にすることが重要です。
指導記録の記載例
指導日時：2026年5月6日 10時
指導者：所属長〇〇、管理部〇〇
確認した事実：
2026年7月21日、7月28日、8月4日、8月18日の4回、始業時刻を過ぎてから出勤した。いずれも始業時刻までに会社への連絡はなかった。
本人の説明：
通勤に利用している交通機関の遅れと、起床時間が遅くなったことが原因との説明があった。
会社から伝えた内容：
始業時刻までに業務を開始できるよう出勤すること。やむを得ず遅れる場合は、始業時刻までに所属長へ連絡することを指導した。
改善状況の確認：
今後1か月間の勤怠状況を確認し、2026年9月20日を目安に改めて面談を行う。
本人に書面への署名を求める場合でも、署名を強制したり、署名を拒否したことだけを理由に処分したりすることは避けます。
本人が署名を拒否した場合は、指導を行った日時、参加者、本人へ書面を交付したこと、署名を拒否した事実を会社側の記録として残します。
指導しても改善が見られない場合
指導後も同じ問題が繰り返される場合は、再度の指導や書面による警告、配置転換、業務内容の変更、就業規則に基づく処分などを検討します。
ただし、問題が改善しないからといって、自動的に解雇が認められるわけではありません。
解雇を検討する場合は、本人の問題行動だけでなく、会社がどのような指導を行い、改善するための機会を設けたのかも重要になります。
解雇を検討する前に確認すること
指導を続けても改善が見られず、解雇を検討する段階では、少なくとも次の点を整理します。
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問題行動の内容・重大性
どのような行動があり、会社や他の従業員にどの程度の影響が生じたか -
問題行動の継続性
同じ問題が繰り返されているか、一時的なものではないか -
指導後の経過
指導や警告を行い、改善するための期間を設けても改善が見られなかったか -
解雇を回避するための検討
配置転換や業務内容の変更など、解雇以外の対応を検討したか -
規程や過去の処分との整合性
就業規則に解雇事由が定められ、過去の同様事案と比べても処分のバランスが取れているか
就業規則に解雇事由が記載されているだけで、必ず解雇が有効になるわけではありません。問題行動の内容や重大性、指導経過、改善状況などを踏まえて個別に判断する必要があります。
また、雇用契約書や労働条件通知書と、実際の勤務条件が一致しているかについても確認が必要です。労働条件の確認については、雇用契約書と労働条件通知書の違いでも解説しています。
解雇を検討する際の手続と注意点
解雇予告手当を支払えば、解雇できるというわけではありません。
30日前の解雇予告や解雇予告手当は、解雇する際の手続に関するものです。解雇する理由が客観的に合理的であり、処分として社会通念上相当であるかは、これとは別に確認する必要があります。
会社が従業員を解雇する場合は、原則として30日前に解雇を予告するか、予告期間が30日に満たない日数分の解雇予告手当を支払う必要があります。
そのため、解雇予告手当を支払った場合でも、解雇理由やそれまでの対応に問題があれば、解雇が無効と判断される可能性があります。
解雇に関する基本的なルールについては、厚生労働省「労働契約の終了」でも確認できます。
まとめ
問題社員への対応では、感情的に処分を決めるのではなく、問題となった事実を整理し、具体的な指導と記録を積み重ねることが重要です。
- 問題行動を客観的な事実として確認する
- 改善内容と期限を具体的に伝え、指導経過を記録する
- 解雇を検討する場合は、改善機会や解雇以外の対応を含めて慎重に判断する
特に、解雇予告や解雇予告手当の手続を行っただけで、解雇の有効性が認められるわけではありません。
会社が対応方針を決定した後では、選択できる対応が限られてしまうこともあります。具体的な対応について確認したい場合は、処分や解雇を決定する前に、問題社員の対応・対策をご確認ください。