神戸の社労士事務所│社会保険労務士法人プラス

① はじめに

従業員が給与計算期間の途中で退職する場合は、通常の給与計算とは異なる確認が必要です。

特に、月給の日割り計算、社会保険料と雇用保険料の控除、退職時期と賞与支給日の関係などは、退職日だけを見て判断できるものではありません。

会社の給与規程、社会保険の資格喪失日、実際に支給する賃金の内容を分けて確認する必要があります。

また、退職者から最終給与を早く支払ってほしいと請求された場合には、通常の給与支給日を待たずに対応しなければならないことがあります。

今回は、退職者の給与計算で会社が確認しておきたい主なポイントを解説します。

② 給与計算期間の途中で退職する場合

給与の締め日と退職日が一致しない場合は、退職月の基本給をどのように計算するか確認します。

月給者についても、退職月の給与を必ず暦日数で日割りしなければならないという一律の計算方法が定められているわけではありません。

会社によっては、次のような計算方法が採用されています。

まずは、就業規則や賃金規程、雇用契約書などに計算方法が定められているかを確認します。

賃金の計算方法を含む労働条件については、雇用契約書・労働条件通知書で会社が確認すべきポイントでも解説しています。

規程と実際の給与計算方法が一致していない場合は、過去の経緯や慣行となっている取扱いも確認したうえで、今後どの方法に統一するかを検討する必要があります。

通勤手当や役職手当などについても、基本給と同じ方法で日割りするとは限りません。

どの賃金項目を日割りの対象とするかについても、会社のルールを確認します。

また、最終の勤怠には残業、遅刻、早退、欠勤などが含まれている可能性があります。

固定残業代を採用している場合でも、固定時間を超えた残業代の確認は必要です。固定残業代制度でよくある問題点と注意事項もあわせて確認してください。

③ 社会保険料と雇用保険料の違い

退職時の給与計算では、健康保険・厚生年金保険の保険料と、雇用保険料を分けて考える必要があります。

健康保険・厚生年金保険の取扱い

健康保険・厚生年金保険の資格喪失日は、原則として退職日の翌日です。

保険料は月単位で計算されるため、月の途中で退職した場合と月末に退職した場合で、退職月分の保険料の取扱いが異なります。

月の途中で退職した場合は、原則として退職月分の社会保険料は発生しません。

一方、月末に退職した場合は、翌月1日が資格喪失日となるため、退職月分まで社会保険料が発生します。

締め日と社会保険料の控除開始月によっては、月末退職者の最終給与から前月分と退職月分の2か月分を控除することがあります。

最終給与の手取り額が想定より大きく減る可能性があるため、控除額を確認し、必要に応じて本人へ事前に説明しておくことも重要です。

入社月と退職月が同じ場合

社会保険の資格を取得した月と資格を喪失した月が同じ場合は、月の途中で退職していても、通常の月途中退職とは取扱いが異なります。

この場合は、原則として1か月分の社会保険料が発生するため、「月途中退職だから退職月分の保険料は発生しない」と判断しないよう注意が必要です。

その後、同じ月に別の会社で厚生年金保険の資格を取得した場合や、国民年金へ加入した場合には、先に資格を喪失した会社の厚生年金保険料が還付対象となることがあります。

健康保険料と厚生年金保険料では最終的な取扱いが異なることがあるため、同月中の資格取得状況まで確認します。

雇用保険料の計算

雇用保険料は、社会保険料のように月単位で定額を控除するものではありません。

実際に支払う賃金総額に雇用保険料率を掛けて計算します。

基本給を日割り計算した場合は、日割り後の基本給や各種手当など、雇用保険料の対象となる賃金の合計額を基準にします。

雇用保険料そのものを在籍日数で日割り計算するわけではありません。

④ 退職日と賞与支給日が近い場合

退職時期と賞与支給日が近い場合は、賞与を支給するかどうかと、賞与から社会保険料を控除するかどうかを分けて確認します。

賞与の支給対象については、賞与規程や就業規則などに定められた支給条件を確認します。

支給日に在籍していることを条件としている会社では、退職日と賞与支給日の前後関係が支給の有無に影響することがあります。

一方、社会保険料については、賞与の支給日だけでなく、退職日と社会保険の資格喪失日を確認します。

月の途中で退職する従業員に対し、資格喪失日前に賞与を支給した場合は、賞与支払届の提出が必要であっても、その賞与は原則として社会保険料の賦課対象になりません。

ただし、社会保険の資格を取得した月と資格を喪失した月が同じ場合は、資格取得日から資格喪失日の前日までに支給された賞与が保険料の対象となることがあります。

一方、月末に退職した場合は翌月1日が資格喪失日となるため、退職月に支給された賞与について社会保険料が発生します。

退職後に賞与を支給する場合も、賞与規程上の支給条件と、支給日時点の社会保険資格を分けて確認します。

⑤ 退職者から給与の支払いを請求された場合

退職者の最終給与も、原則としては会社が定めた通常の給与支給日に支払います。

ただし、退職に伴って支払うべき賃金や返還すべき金品について本人から請求を受けた場合は、労働基準法第23条により、請求を受けた日から7日以内に支払い、または返還しなければなりません。

通常の給与支給日が7日より先であっても、請求を受けた場合は別途対応が必要になります。

退職が決まった段階で勤怠記録や未処理の申請を確認し、早期の支払いを求められた場合にも対応できるよう準備しておくことが重要です。

突然の退職や退職代行を通じた連絡では、本人と直接連絡を取りにくいこともあります。

初動対応については、突然の退職申し入れ・退職代行への対応ポイントでも解説しています。

⑥ 最終給与の支払方法

退職者の最終給与について、通常どおり銀行振込とするのか、会社で本人に直接支払う場合があるのかについても、あらかじめ確認しておく必要があります。

通常の給与を銀行振込としている場合でも、退職時に貸与品の返却や精算手続が発生する会社では、最終給与を本人へ直接支払う可能性があることを雇用契約書などに定めておくことが考えられます。

たとえば、パソコン、制服、鍵、携帯電話などの貸与品がある会社では、次のような定めを設けることが考えられます。

このような取扱いをあらかじめ定めておくことで、退職時に本人との連絡や面談の機会を設け、貸与品の返却状況や必要な退職手続を確認しやすくなります。

ただし、貸与品の返却と給与の支払いは別の問題です。

貸与品が返却されていないことを理由に給与の支払いを保留したり、会社の判断だけで貸与品相当額を控除したりすることはできません。

本人が受取りに来ない場合は、給与を支払える状態で準備したうえで、支払日、支払場所、受取方法を本人へ通知し、その記録を残します。

その後も受取りを拒否される場合は、個別の状況に応じた対応が必要です。

⑦ 退職時に発生する支給・精算項目

退職時には、通常の給与には含まれない支給や精算が発生することがあります。

たとえば、会社の制度に基づく未消化の年次有給休暇の買取、退職金、会社からの貸付金や立替金、社宅費などの精算です。

これらは、通常の賃金と同じように取り扱えるとは限りません。

支給の性質によって、雇用保険料の対象になるかなどの取扱いが異なることがあります。

未消化の年次有給休暇の買取金額は、支給の理由や条件によって、雇用保険料の取扱いが異なることがあります。

退職に伴って一時的に支給するものなのか、在職中の労働の対償として支給するものなのかを整理して判断します。

住民税の取扱い

住民税についても、退職時期や未徴収税額、最終給与等の金額を確認し、一括徴収の対象となるか、普通徴収への切替えが必要かを判断します。

社会保険料の控除などと重なる場合は、最終給与の手取り額が大きく減ることがあるため、控除額にも注意が必要です。

貸付金や社宅費などの精算

会社からの貸付金や社宅費などの未精算額が残っている場合でも、会社の判断だけで最終給与から控除できるとは限りません。

賃金控除に関する労使協定の対象になっているかを確認し、必要に応じて本人とも精算方法を合意したうえで対応します。

⑧ まとめ

退職者の給与計算では、退職日を給与ソフトに入力するだけでは十分ではありません。

退職予定日が決まった段階で、給与規程、雇用契約書、勤怠、社会保険の資格喪失日、支給予定の手当や賞与を整理しておくことが重要です。

退職後に控除漏れや過払いが判明すると、本人への説明や返金手続が必要になり、精算が難しくなることがあります。

特に、社会保険料を翌月控除している会社の月末退職者や、退職日と賞与支給日が近い場合は、最終給与を確定する前に控除内容を確認する必要があります。

給与計算の確認が特定の担当者に集中している場合や、退職時の処理に不安がある場合は、給与計算の運用自体を見直すことも考えられます。

給与計算は内製と外注どちらが良い？でも、判断のポイントを解説しています。

退職時の給与処理は、就業規則、賃金規程、労使協定、雇用契約書などの確認が必要になることがあります。

取扱いに不安がある場合は、計算を確定する前に専門家へ相談することをおすすめします。