神戸の社労士事務所│社会保険労務士法人プラス

① はじめに

ハラスメントに関する相談があった場合、会社としてどのように対応すべきか悩まれるケースは少なくありません。

ハラスメントには、パワーハラスメント、セクシュアルハラスメント、マタニティハラスメントなどさまざまな類型があります。

それぞれ判断基準や確認すべき事情は異なりますが、会社が相談を受けた際の初動対応には共通する部分があります。

特に、パワハラやセクハラの相談では、相談者への配慮が必要になる一方で、事実確認が不十分なまま行為者とされる従業員を加害者と決めつけることも避ける必要があります。

対応が遅れたり、初動を誤ったりすると、相談者の不安が大きくなるだけでなく、職場環境の悪化、退職、外部機関への相談などにつながる可能性があります。

実際にハラスメントが発生した場合や、ハラスメントに関する相談を受けた場合に、会社が初動で確認しておきたい対応の流れを整理します。

② まずは相談者からヒアリングを行う

ハラスメントの相談を受けた場合、最初に行うべきことは、相談者からできる限り迅速に、かつ丁寧に話を聞くことです。

この段階では、ハラスメントに該当するかどうかをすぐに判断するのではなく、まずは会社として把握している内容を整理することが重要です。

たとえば、次のような点を確認します。

ここで重要なのは、あくまで事実確認を行うことであり、そのまま会社の結論とはしないことです。

相談者の申告は重要な情報ですが、相談を受けた時点では、基本的に相談者側からの申告内容を確認している段階です。

そのため、会社としては、相談者の申告内容を丁寧に記録しつつ、それだけで直ちにハラスメントに該当すると判断するのではなく、事実と評価を分けて整理する必要があります。

また、行為者や第三者へヒアリングを行う場合には、相談者の意向確認が重要になります。

相談者が「大ごとにしたくない」「相手にはまだ言わないでほしい」と希望している場合もあるため、誰に、どこまで、どのような内容を確認してよいかを確認しながら進めることが大切です。

③ 相談者の意向を確認したうえで行為者へヒアリングする

相談者からのヒアリング後、必要に応じて、行為者とされる従業員へのヒアリングを行います。

ただし、ハラスメント相談を受けたからといって、すぐに行為者を呼び出して確認すればよいわけではありません。

行為者へ確認することで、相談者が特定されたり、当事者間の関係が悪化したりする可能性があります。

そのため、行為者へのヒアリングを行う前に、相談者へ次のような点を確認しておく必要があります。

行為者へのヒアリングを行う場合も、最初から加害者と決めつけるような聞き方は避けるべきです。

たとえば
「ハラスメント行為をしましたね」
と確認するのではなく
「〇月〇日の〇〇という場面について確認させてください」
というように、具体的な事実を確認する形で進めます。

行為者側と相談者の間で認識の相違があるケースも少なくないため、事実関係や言動の意図を確認することを目的として進めます。

相談者の申告内容と、行為者の説明が一致する部分、異なる部分を整理しながら、聞き取り内容を記録しておくことが重要です。

④ 必要に応じて第三者へヒアリングする

相談者と行為者の説明が食い違う場合や、事実関係を確認するために必要な場合には、第三者や目撃者へのヒアリングを検討します。

たとえば、次のようなケースです。

ただし、第三者へのヒアリングを行う場合も、相談者の意向確認は重要です。

相談者の名前を出さない場合であっても、確認する内容や職場の状況によっては、誰からの相談か推測される可能性があります。

そのため、第三者へ確認する場合には、事前に相談者へ、誰に確認する予定か、どの範囲で確認するのか、相談者の名前を出すのか、相談内容をどこまで共有するのかを説明しておくことが望ましいです。

もっとも、相談者が第三者への確認を希望しない場合でも、職場環境への影響や他の従業員への被害拡大が懸念される場合には、会社として一定の対応が必要になるケースもあります。

その場合でも、相談者の意向を無視して進めるのではなく、対応の必要性や確認範囲を説明しながら、慎重に対応することが重要です。

⑤ ヒアリング結果をもとに会社として判断する

相談者、行為者、必要に応じた第三者へのヒアリングを行った後は、会社として確認できた事実を整理します。

ここでは、次のような点を確認します。

ハラスメント対応では、事実確認が不十分なまま結論を出すことは避ける必要があります。

一方で、明確な証拠がないからといって、何も対応しなくてよいとは限りません。

確認できた事実や職場環境への影響を踏まえて、会社として必要な対応を検討することが大切です。

対応としては、たとえば、次のようなものが考えられます。

ただし、相談者の安全確保や接触回避のための一時的な対応と、懲戒処分などの最終判断は分けて考える必要があります。

特に懲戒処分を行う場合には、就業規則上の根拠や、確認できた事実とのバランスが重要になります。

⑥ 会社が確認しておきたい社内体制

ハラスメント対応では、個別の相談にどう対応するかだけでなく、会社として必要な体制を整えているかも重要です。

ハラスメントは、行為者本人の問題として扱われるだけではありません。

会社として必要な防止措置や相談対応の体制を整えていたか、相談を受けた後に適切に対応したかという点も問題になります。

そのため、日頃から次のような点を確認しておく必要があります。

これらの体制が整っていない場合、相談を受けた後の対応が場当たり的になりやすく、相談者への配慮、行為者への確認、第三者へのヒアリング、懲戒処分の可否などで判断に迷う可能性があります。

また、会社として事前に決めるべきルールや体制を整えていない場合、ハラスメントの発生後に適切な対応を取ることが難しくなります。

その結果、行為者本人の責任だけでなく、会社の使用者責任や安全配慮義務の観点から問題となることもあります。

ハラスメントが発生してから対応を考えるのではなく、相談を受けた際の対応手順、相談窓口、社内ルール、懲戒処分の根拠などをあらかじめ整備しておくことが大切です。

⑦ まとめ

ハラスメント発生時の初動対応では、まず相談者からできる限り迅速に、かつ丁寧にヒアリングを行い、相談内容を整理することが重要です。

そのうえで、行為者や第三者へのヒアリングを行う場合には、相談者の意向を確認しながら進める必要があります。

ハラスメント相談を受けたからといって、事実確認が不十分なまま行為者を加害者と決めつけることは避けなければなりません。

一方で、相談者の不安や職場環境への影響を放置することも適切ではありません。

会社としては、相談者への配慮、ヒアリングの順番、記録の作成、就業規則に基づく判断を意識しながら、慎重に対応を進めることが大切です。

また、相談窓口の設置、ハラスメント防止方針の周知、就業規則や懲戒規定の整備など、日頃から社内体制を整えておくことも重要です。

事前に決めるべきルールや体制が整っていない場合、相談を受けた後の対応が場当たり的になりやすく、会社の使用者責任や安全配慮義務の観点からも問題となることがあります。

ハラスメント対応は、初動を誤ると問題が長期化しやすい分野です。

対応方法に迷う場合や、行為者・第三者へのヒアリングの進め方に不安がある場合は、早めに専門家へ相談することをおすすめします。