退職勧奨とは？解雇前に検討する合意退職の進め方
① はじめに
従業員の問題行動が続いている、勤務態度や能力について繰り返し指導しても改善が見られない、会社の業績悪化によって事業の縮小や部門の廃止を検討しているなど、会社として雇用関係をこのまま継続することが難しいと判断する場面があります。
このような場合、会社として解雇を含め、今後どのように対応するかを検討する必要があります。
ただし、雇用継続が難しい事情があるからといって、すぐに解雇という結論になるわけではありません。
最終的に解雇を決定する前に、会社と従業員が話し合い、双方が合意したうえで退職する方法を探ることも重要な選択肢となります。
今回は、会社が解雇を検討する場面で退職勧奨をどのように位置づけるのか、退職勧奨を始める前に整理しておきたいこと、面談の進め方や退職条件、退職後の手続きについて解説します。
② 会社が解雇を検討する主な場面
会社が従業員との雇用関係を終了させることを検討する理由はさまざまです。
代表的なものとしては、次のようなものがあります。
| 主な場面 | 主に検討する対応 |
|---|---|
| 重大な問題行動がある | 注意・指導、懲戒処分、事案によっては懲戒解雇などを検討する |
| 能力不足・勤務態度が改善しない | 教育・指導、配置転換、改善の機会を設けたうえで、普通解雇などを検討する |
| 事業縮小・部門廃止など | 配置転換、希望退職の募集などを検討したうえで、整理解雇を検討する |
重大な問題行動があったとしても、その行為だけを見て直ちに懲戒解雇を決めるのは適切ではありません。
問題行動の内容や程度、就業規則の定め、これまでの指導や処分とのバランスなどを確認したうえで対応を判断します。
能力不足や勤務態度を理由として普通解雇を検討する場合には、会社が必要な教育や指導を行ったか、本人に改善する機会を与えたか、配置転換など解雇以外の方法を検討したかといった経緯も重要です。
事業の縮小や部門の廃止など会社側の事情による整理解雇では、人員削減の必要性、解雇を回避するための対応、対象者選定の合理性、労働者への説明や協議などを踏まえて判断します。
解雇を検討する理由によって確認すべき内容は異なります。まずは「なぜ雇用継続が難しいのか」「これまで会社としてどのような対応をしてきたのか」を整理することが重要です。
問題社員への注意・指導から解雇を検討するまでの基本的な流れについては、当事務所の
問題社員への対応方法｜指導・記録から解雇までの進め方
でも解説しています。
③ 解雇を決める前に退職勧奨を検討する
解雇は、会社から一方的に労働契約を終了させるものです。
会社として雇用継続が難しいと判断した場合でも、最終的に解雇を決定する前に、本人との話し合いによって退職という形で解決できないかを検討します。
このように、会社から従業員へ退職を提案し、合意による退職を目指して話し合うことを「退職勧奨」といいます。
退職勧奨と解雇の最も大きな違いは、従業員本人の合意が必要かどうかです。
| 退職勧奨 | 解雇 | |
|---|---|---|
| 雇用終了の方法 | 会社と従業員の合意 | 会社からの一方的な意思表示 |
| 本人の合意 | 必要 | 不要 |
| 本人が拒否した場合 | 退職にはならない | 解雇の有効性が別途問題となる |
退職勧奨は会社からの提案であり、従業員には応じる義務がありません。
本人が退職に同意しなければ、退職は成立せず雇用契約は継続します。
解雇は本人の同意を必要としませんが、会社が自由に行えるものでもありません。
解雇が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合には、労働契約法第16条により無効となります。
退職勧奨と解雇に関する基本的なルールについては、
労働契約の終了に関するルール
でも確認できます。
④ 退職勧奨を始める前に整理しておきたいこと
退職勧奨を始める前に、会社側で話し合いの前提を整理しておく必要があります。
特に確認しておきたいのは、次の点です。
・退職を提案する根拠となる具体的な事実
・これまで会社が行った注意、指導、教育などの経緯
・本人からどのような説明や反論があったのか
・会社として提示できる退職日や金銭面などの条件
・本人が退職勧奨を拒否した場合に会社としてどう対応するのか
・面談に誰が出席し、誰が記録を残すのか
特に重要なのは、会社として「なぜ雇用継続が難しいと考えているのか」を具体的に説明できる状態にしておくことです。
例えば、勤務態度を理由とするのであれば、単に「態度が悪い」という評価だけではなく、どのような行動が問題となり、いつ、どのような指導を行い、その後どうなったのかを整理します。
また、退職勧奨に応じなかった場合の方針も事前に確認しておきます。
本人が断ればそのまま雇用を継続するのか、引き続き指導を行うのか、それとも解雇を含めた対応を検討するのかによって、面談で伝える内容も変わります。
⑤ 退職勧奨の面談はどう進めるか
退職勧奨の面談では、まず会社として確認している事実と、これまで行ってきた対応を本人に説明します。
そのうえで、会社として今後の雇用継続が難しいと考えていることを伝え、解雇ではなく退職という形で解決することについて本人の考えを確認します。
例えば、勤務態度について繰り返し指導しても改善が見られない場合には、次のような伝え方が考えられます。
これまで〇〇について複数回お話しし、改善をお願いしてきましたが、現時点でも改善が確認できていません。
会社としては、今後このまま雇用を継続することは難しいと考えています。
解雇という形ではなく、退職という形で解決することについて、一度お話ししたいと考えています。
重要なのは、「辞めてほしい」という結論だけを伝えるのではなく、その判断に至った具体的な理由と、これまでの経緯を説明することです。
また、本人が検討する時間を求めた場合には、その場で結論を迫らず、回答までの時間を設けます。
会社側が一方的に退職を決定するのではなく、会社の考えを説明したうえで本人の意向を確認し、双方が合意できるかを話し合います。
面談を行った際は、日時、参加者、会社から説明した内容、本人の回答などを記録しておきます。
⑥ 退職勧奨の言い方と退職強要にならないための注意点
退職勧奨では、伝え方や面談の進め方にも注意が必要です。
例えば、次のような言い方は避ける必要があります。
・「能力がないから辞めてほしい」
・「今日中に退職届を書いてください」
・「退職に応じなければ必ず解雇します」
・「断るなら今後どうなるか分かりません」
会社として解雇を検討できる事情が整理されており、退職について合意できなければ解雇を含めた対応を検討する方針であれば、その考えを本人へ説明すること自体は不自然ではありません。
ただし、解雇を検討できるだけの事情が十分に整理されていないにもかかわらず、「退職しなければ解雇する」と一方的に迫るのは適切ではありません。
また、退職勧奨を拒否したこと自体は、解雇の理由にはなりません。
長時間にわたって退職を迫る、多数の会社関係者で本人を取り囲む、本人が明確に拒否しているにもかかわらず執拗に退職を求めるなど、労働者の自由な意思決定を妨げる方法で退職を迫った場合は、違法な退職強要と評価されるおそれがあります。
本人から「自由な意思による退職ではなかった」として退職の効力を争われることがあります。また、退職勧奨の方法自体が社会通念上相当な範囲を超えている場合には、会社が損害賠償責任を負うこともあります。
本人が退職届を提出していたとしても、その意思表示が自由な判断によるものではなかったとして退職の効力を争われることがあります。
そのため、退職届を受け取ることだけではなく、そこに至るまでの退職勧奨をどのように進めたかも重要です。
退職勧奨について「何回までなら問題ない」「何分までなら問題ない」といった一律の基準はありません。
面談の回数や時間だけではなく、発言内容、本人の反応、それまでの経緯などを含めて判断されます。
⑦ 退職条件を話し合い、合意内容を書面にする
本人が退職について話し合う意思を示した場合には、具体的な退職条件を整理します。
・退職日
・退職日までの勤務方法
・残っている有給休暇の取扱い
・業務の引継ぎ
・会社からの貸与品の返却
・退職金の取扱い
・会社から別途金銭を提示する場合の条件
退職勧奨を行ったからといって、会社が退職金や解決金を必ず上乗せして支払う必要はありません。
本人から退職日、有給休暇、金銭面などについて条件が示された場合には、会社側でも受け入れられる条件を整理して話し合います。
会社側から一定の条件を提示し、解雇ではなく合意による退職として双方が納得できる着地点を探ることも、退職勧奨における重要な協議の一つです。
特に退職前に残っている有給休暇をまとめて取得したいと希望された場合は、退職日や引継ぎとの関係も含めて早めに整理する必要があります。
退職前の有給休暇や時季変更権の取扱いについては、当事務所の
有給休暇は拒否できる？時季変更権と会社の対応ポイント
でも解説しています。
話し合いの結果、従業員が退職に合意した場合には、その内容を書面で整理します。
本人から退職届を提出してもらう方法もありますが、会社と本人の間で退職日や金銭面などについて個別に条件を定めた場合には、退職合意書などで双方の合意内容を整理します。
重要なのは書面の名称ではなく、実際に話し合って合意した内容と書面の内容を一致させることです。
⑧ 退職勧奨を拒否された場合
従業員が退職勧奨を拒否した場合、退職は成立しません。
会社は、それまでの経緯と現在の状況を踏まえて、その後の対応を改めて判断します。
雇用を継続する
問題行動や勤務態度について改善の余地がある場合は、引き続き注意・指導を行います。
退職条件について再度話し合う
本人に退職そのものを拒否する意思はなく、退職日や条件について折り合わない場合は、双方が合意できる条件を改めて検討します。
解雇を含めた対応を検討する
解雇を検討できる事情が整っている場合には、退職勧奨とは切り分けて、普通解雇、懲戒解雇、整理解雇など、その事情に応じた対応を判断します。
重要なのは、「退職勧奨を断ったから解雇する」という判断にはならないことです。
解雇へ進むのであれば、問題となっている事実やこれまでの対応をもとに、その解雇自体が認められる状況かを改めて確認します。
⑨ 退職勧奨による退職は離職理由にも注意が必要
退職勧奨によって従業員が退職した場合は、雇用保険上の離職理由についても注意が必要です。
本人から退職届が提出されていたとしても、それだけで当然に自己都合退職になるわけではありません。
退職勧奨に応じて退職した場合には、実際にどのような経緯で退職に至ったのかを確認し、その経緯に即した離職理由を雇用保険被保険者離職証明書へ記載する必要があります。
雇用保険上の離職理由は、会社が離職証明書に記載した内容だけで確定するものではありません。
会社と本人から提出された内容や資料をもとに、最終的にはハローワークが判断します。
また、退職勧奨による離職は、雇用関係助成金の支給要件に影響する場合があります。
助成金を利用している会社では、退職勧奨を行う前に、対象となっている助成金の支給要件も確認しておく必要があります。
退職時の手続きだけを見るのではなく、退職勧奨に至った経緯、面談で説明した内容、本人の回答についても記録を残しておくことが重要です。
退職日が決まった後の最終給与、社会保険料、賞与などの取扱いについては、当事務所の
退職者の給与計算｜最終給与と社会保険料等の注意点
でも解説しています。
退職勧奨による退職の基本的な取扱いについては、
労働契約の終了に関するルール
でも確認できます。
⑩ まとめ
退職勧奨は、単に会社から従業員へ「辞めてほしい」と伝えるためのものではありません。
問題行動、能力不足や勤務態度、経営上の事情などから会社が解雇を検討する段階で、最終的に解雇を決定する前に、話し合いによる退職で解決できないかを探る方法です。
退職勧奨は、本人が自由な意思で退職に合意することが前提です。
そのため、解雇を検討できる事情が十分に整理されていない状態で退職を迫ったり、本人が拒否しているにもかかわらず執拗に退職を求めたりする進め方は避ける必要があります。
退職勧奨に応じてもらえず解雇へ進む場合には、その解雇が認められる状況かを改めて確認します。
退職勧奨を検討する際は、問題となっている事実やこれまでの指導経緯を整理し、本人への説明、退職条件、合意できなかった場合の対応まで見据えたうえで進めることが重要です。