労働基準監督署から電話が来たら？連絡の理由と会社が確認すべきこと
はじめに
労働基準監督署から会社に電話や連絡があると、何か大きな問題が起きたのではないかと不安になる会社もあります。
労働基準監督署から連絡が来るケースとしては、定期的な調査、従業員からの申告、資料確認、是正報告に関する確認などがあります。
連絡が来た時点で慌てて回答したり、必要な資料を後から整えようとしたりするのではなく、まずは用件、対象期間、確認資料、対応期限を整理することが重要です。
今回は、労働基準監督署から会社に連絡が来た場合に確認しておきたい内容、準備することが多い資料、対応時の注意点について解説します。
労基署から連絡が来る主なケース
労基署からの連絡には、さまざまなケースがあります。
連絡が来たからといって、直ちに会社の違反が確定しているわけではありません。まずは、どのような趣旨の連絡なのかを確認する必要があります。
例えば、労働時間、賃金、帳簿類、36協定などを確認する定期的な調査として連絡が来ることがあります。
また、従業員からの申告をきっかけとして、未払い残業代、休憩、有給、退職時のトラブルなどについて確認されるケースもあります。
労災が発生した場合には、労働災害の発生状況、安全衛生管理、再発防止策などについて確認されることがあります。
そのほか、是正勧告後の改善状況や是正報告書の内容について確認される場合、出勤簿、賃金台帳、36協定、雇用契約書などの資料提出を求められる場合もあります。
会社としては、連絡の種類によって準備する資料や確認すべき内容が変わるため、最初の電話や通知の内容を正確に把握することが重要です。
労基署から電話が来たときに確認すること
労基署から電話が来た場合は、その場で慌てて詳しい説明をするのではなく、まずは基本的な事項を確認します。
担当者が不在の場合や、すぐに内容を確認できない場合は、確認して折り返す形でも問題ありません。ただし、放置したり、期限を過ぎたりしないよう注意が必要です。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 監督署名・担当者名 | どの労働基準監督署の誰からの連絡かを確認します。 |
| 連絡の趣旨 | 調査、申告、資料確認、是正報告の確認など、連絡の目的を確認します。 |
| 対象となる事項 | 労働時間、賃金、休憩、休日、有給、36協定など、確認対象を把握します。 |
| 対象期間 | いつからいつまでの資料や実績が必要かを確認します。 |
| 必要資料 | 出勤簿、賃金台帳、雇用契約書、就業規則など、求められている資料を確認します。 |
| 対応方法 | 来署、訪問、書面提出、電話回答のいずれかを確認します。 |
| 回答期限 | いつまでに回答や資料提出が必要かを確認します。 |
| その場で回答が必要か | 確認後の回答でよいか、折り返しでよいかを確認します。 |
その場で分からないことを無理に回答する必要はありません。確認が必要な事項は、社内資料や関係者への確認を行ったうえで回答する方が安全です。
労基署対応で準備することが多い資料
労基署対応では、会社の労務管理に関する資料を確認されることがあります。
求められる資料は、調査の内容や確認対象によって異なりますが、一般的には次のような資料が関係します。
| 資料 | 確認されやすい内容 |
|---|---|
| 就業規則 | 労働時間、休日、休暇、賃金、懲戒、休職などの規定を確認されることがあります。 |
| 賃金規程 | 基本給、手当、割増賃金、控除、締日・支払日などを確認されることがあります。 |
| 労働条件通知書・雇用契約書 | 契約上の労働時間、賃金、休日、勤務場所などと実態の整合性を確認されることがあります。 |
| 出勤簿・タイムカード | 労働時間、残業、休日労働、休憩時間などを確認されることがあります。 |
| 賃金台帳 | 賃金支払、残業代、控除、支給項目などを確認されることがあります。 |
| 36協定 | 時間外労働・休日労働の上限、届出状況、有効期間などを確認されることがあります。 |
| 年次有給休暇管理簿 | 有給休暇の付与日数、取得日数、取得時季などを確認されることがあります。 |
| シフト表・勤務予定表 | 予定された勤務と実際の勤務実績にズレがないかを確認されることがあります。 |
労働条件通知書や雇用契約書の確認については、雇用契約書と労働条件通知書の違いでも解説しています。
また、固定残業代を導入している場合は、固定残業代の対象時間、超過分の支払い、給与明細上の区分などを確認されることがあります。固定残業代の運用については、固定残業代のよくある問題点｜未払い残業を防ぐ確認事項もご確認ください。
労基署へ回答する前に社内で整理しておきたいこと
労基署へ回答する前には、求められた資料を準備するだけでなく、会社側で事実関係を整理しておく必要があります。
特に、勤怠記録、賃金台帳、雇用契約書、就業規則などの内容にズレがある場合は、その理由や実際の運用状況を確認しておくことが重要です。
社内で整理しておきたい内容としては、対象となる従業員、部署、期間、労基署から確認されている事項、勤怠記録と賃金台帳の整合性、雇用契約書と実際の勤務実態の整合性などがあります。
また、残業代、休憩、休日労働、有給休暇の処理状況や、従業員との過去のやり取り、資料に不足や不整合がある場合の理由も確認しておく必要があります。
資料を確認することと、実態に合わせて説明を整理することは必要です。
一方で、実際の勤務実態と異なる内容に資料を後から修正したり、事実と異なる説明をしたりすることは避ける必要があります。
労基署へ回答する前には、資料をそろえるだけでなく、会社として説明する事実関係を整理しておくことが重要です。
労基署対応で避けたい対応
労基署からの連絡に対して、慌ててその場で断定的に回答したり、事実関係を確認しないまま説明したりすることは避ける必要があります。
特に注意したいのは、会社側に不備があるかどうかを確認する前に、実態と異なる説明をしてしまうことです。後から資料との整合性が取れなくなると、説明の信用性にも影響します。
対応に関するもの
労基署からの連絡を放置したり、用件を確認しないまま曖昧に回答したりすることは避ける必要があります。
事実関係や資料に関するもの
事実確認をせずにその場で断定する、実態と異なる説明をする、資料を後から都合よく修正するといった対応は、問題を大きくする可能性があります。
従業員対応や二次トラブルに関するもの
従業員からの申告をきっかけとした調査の場合は、従業員に不利益な取扱いをしたり、感情的に連絡したりしないよう注意が必要です。
会社側に不備がある場合でも、事実関係を整理したうえで、必要な是正対応を検討することが重要です。
是正勧告や指導を受けた場合の対応
労基署の確認後、法令違反や改善が必要な事項があると判断された場合には、是正勧告書や指導票が交付されることがあります。
是正勧告や指導を受けた場合は、指摘された内容、根拠となる法令、是正期限、提出が必要な報告書などを確認します。
その場しのぎの対応で終わらせるのではなく、再発を防ぐために、勤怠管理、給与計算、就業規則、社内運用を見直すことが重要です。
是正勧告を受けた後の対応については、労働基準監督署の是正勧告とは？会社の対応ポイントでも解説しています。
まとめ
労働基準監督署から連絡が来た場合は、まず連絡の趣旨、対象期間、必要資料、対応期限を確認することが重要です。
その場で慌てて回答するのではなく、会社側の資料と事実関係を整理したうえで、必要な対応を検討します。
特に、勤怠記録、賃金台帳、雇用契約書、就業規則などの内容にズレがある場合は、どのような経緯でその状態になっているのかを確認しておく必要があります。
会社側に不備がある場合でも、事実関係を整理したうえで、必要な是正対応や再発防止策を検討することが重要です。
ご相談について
労働基準監督署への対応では、連絡の趣旨、対象期間、確認資料、会社側の事実関係を整理したうえで対応することが重要です。
事実関係が曖昧なまま回答すると、説明に一貫性がなくなったり、追加資料の提出や是正対応が必要になったりする場合があります。
労基署への対応方針、確認資料、是正が必要となる可能性のある事項については、会社側の状況を確認しながら整理することができます。
労基署対応や労務トラブルへの対応については、サービス内容・料金もご確認ください。