神戸の社労士事務所│社会保険労務士法人プラス

① はじめに

従業員から有給休暇の申出があった際

といった相談を受けるケースがあります。

有給休暇は従業員に法律上認められた権利であり、会社が自由に取得を拒否できるものではありません。

一方、希望された日に有給休暇を取得されることで、事業の正常な運営に支障が生じる場合には、会社が取得日を変更させることができる可能性があります。

また、申出の期限や方法など、業務調整に必要な範囲で一定のルールを設けることは可能です。

あらかじめ適切なルールを定めることで、会社の管理負担や、休暇を取得しない従業員への過度な負担を軽減することが重要です。

有給休暇の取得を会社が拒否できるのか、時季変更権が認められるのはどのような場合か、会社が対応する際の注意点についてまとめます。

② 有給休暇の基本的な考え方

有給休暇は、一定の要件を満たした従業員に法律上付与される権利です。

従業員が取得日を指定して有給休暇を申し出た場合、会社は原則として、その日に有給休暇を与える必要があります。

有給休暇は、会社が申出の理由を審査し、承認することで初めて取得できる制度ではありません。

そのため、次のような理由だけで一律に取得を拒否することはできません。

社内で「有給申請」という名称を使用している場合でも、会社が自由に許可、不許可を決められる制度ではない点には注意が必要です。

③ 例外的に取得日を変更できる場合がある

有給休暇は、原則として従業員が希望する日に取得できます。

ただし、希望された日に有給休暇を取得されることで、事業の正常な運営を妨げる場合には、会社が取得日を変更させることができる可能性があります。

これを「時季変更権」といいます。

そのため、会社が「今は忙しいので有給休暇を認めない」と伝えるだけでは、適切に時季変更権を行使したことにはなりません。

希望日に取得された場合に、どのような業務上の支障が生じるのかを具体的に確認したうえで判断する必要があります。

④ 時季変更権を判断する際のポイント

時季変更権を行使できるかどうかは、単に会社が「休まれると困る」と考えているかではなく、実際にどの程度の支障が生じるかによって判断されます。

具体的には、次のような事情を確認する必要があります。

また、そもそも通常の有給休暇の取得を想定した人員体制や業務設計になっているかも重要です。

一人が休むだけで常に欠員が生じる状態や、特定の従業員が休むと業務が止まる状態を放置している場合、そのことだけを理由として当然に時季変更権を行使できるわけではありません。

会社としても、勤務割の変更、業務分担の見直し、代替要員の配置など、有給休暇を取得できるようにするための調整を検討する必要があります。

時季変更権が認められる可能性があるケース

例えば、次のようなケースでは、取得日を変更できる可能性があります。

ただし、その従業員しか対応できない状態が恒常化している場合や、会社が代替要員の確保や業務分担の見直しを行っていない場合には、時季変更権が認められない可能性があります。

繁忙期であることや人手不足であることだけで判断するのではなく、実際に発生する支障と、会社が行った調整を踏まえて個別に判断することが重要です。

⑤ 有給休暇の使用ルールを設けることは可能

有給休暇そのものを会社の許可制にすることはできませんが、取得に関する一定の社内手続きを定めることは可能です。

例えば、次のようなルールが考えられます。

これらは、有給休暇の取得を制限するためではなく、会社が人員配置や業務調整を行うためのルールです。

一方、次のような過度な制限は避ける必要があります。

実務上は

など、原則的な手続と例外的な取扱いを併せて定めておくと運用しやすくなります。

⑥ 有給休暇をまとめて使いたいと言われた場合

従業員から、残っている有給休暇をまとめて取得したいと言われることもあります。

連続して取得することや、取得期間が長いことだけを理由として、会社が一律に拒否することはできません。

一方、長期間不在になることで事業の正常な運営に具体的な支障が生じる場合には、時季変更権を検討する余地があります。

会社としては、単に「長すぎるので認めない」とするのではなく、次のような対応を検討します。

すべてを拒否するのではなく、業務への影響を抑えながら取得できる方法を検討することが重要です。

⑦ 退職前にまとめて取得したいと言われた場合

退職前に、残っている有給休暇をまとめて取得したいと言われるケースも少なくありません。

時季変更権は、有給休暇の取得日を別の在職日に変更するための制度です。

そのため、退職日までに変更先となる勤務日が残っていない場合には、会社が時季変更権を行使することはできません。

ただし、有給休暇を取得する権利と、在職中に会社の指示に従って必要な引継ぎを行う義務は別の問題です。

就業規則には、退職を希望する場合の申出期限だけでなく、担当業務、進捗状況、関係資料、顧客や取引先への対応状況など、退職までに引き継ぐべき事項を具体的に定めておくことが考えられます。

就業規則に引継ぎ義務を定めているからといって、有給休暇の取得を拒否できるわけではありません。

会社が具体的な引継ぎ内容と期限を指示し、現実的に対応できる期間を確保したにもかかわらず、従業員が正当な理由なく引継ぎを拒否した場合には、有給休暇とは切り離して、業務命令違反や服務規律違反として対応を検討することになります。

退職時の対応イメージ

引継ぎに必要な日数と残っている有給休暇の日数を合わせると、予定している退職日までに収まらないこともあります。

このような場合には、会社が一方的に有給休暇を認めないのではなく、本人と話し合ったうえで、次のような方法を検討することができます。

退職時の未消化分を買い取る場合

有給休暇は、本来、労働者が休暇として取得するための制度です。

そのため、会社があらかじめ有給休暇を買い上げることを約束し、その分の取得を認めなかったり、法定の付与日数を減らしたりすることはできません。

一方、退職によって取得できなくなる未消化の有給休暇については、本人との合意により、会社が買い取ることが可能です。

ただし、会社に未消化の有給休暇を買い取る義務があるわけではありません。

買取を行う場合には、対象となる日数や金額について、本人と合意しておく必要があります。

会社が一方的に「未消化分を買い取るので、有給休暇は取得させない」とすることはできません。

まずは本人が希望する有給休暇の取得を前提に、引継ぎ期間や退職日の調整を行い、それでも退職時に未消化となる日数が生じる場合の解決方法として、買取を検討することが適切です。

退職の申出を受けた場合は、残っている有給休暇の日数を早期に確認し、最終出勤日までに必要な引継ぎを完了できるよう、引継ぎ項目、期限、担当者を具体的に決めておく必要があります。

⑧ 当日の有給申出にはどう対応するか

有給休暇について、事前の申出ルールを設けることは可能です。

会社が人員配置や業務調整を行うためには、一定の申出期間を設けることにも合理性があります。

一方、急病や家族の事情などにより、当日になって休まなければならない場合もあります。

そのため、次のような運用が現実的です。

当日や事後の申出については、会社がすべて有給休暇として取り扱わなければならないわけではありません。

ただし、事情を確認せずに一律で欠勤扱いとするのではなく、就業規則の内容やこれまでの社内運用も踏まえて判断する必要があります。

⑨ 会社が対応する際に整理しておきたいこと

有給休暇の申出があった場合は、まず希望日に取得させることを原則として対応します。

業務に具体的な支障が生じる場合には、代替要員の確保や業務分担の変更ができないかを確認したうえで、時季変更権の行使を判断します。

また、会社がその都度判断していると、対応する上司によって取扱いが変わり、従業員とのトラブルにつながることがあります。

少なくとも、次の内容は社内で整理しておく必要があります。

・有給休暇の申出期限と申出方法
・申出を受け付ける担当者
・休暇が重なった場合の調整方法
・長期取得時の引継ぎ方法
・当日申出や事後申出の取扱い
・時季変更権を検討する際の確認事項

有給休暇を単に拒否するのではなく、従業員が取得する権利と会社の業務運営の双方を踏まえて、個別に対応できる体制を整えておくことが重要です。

⑩ まとめ

有給休暇は、従業員に法律上認められた権利であり、会社が取得を拒否することは原則としてできません。

ただし、希望された日に取得されることで事業の正常な運営に具体的な支障が生じる場合には、例外的に時季変更権を行使し、取得日を変更できる可能性があります。

一方、退職前の有給消化については、退職日までに変更先となる勤務日が残っていなければ、時季変更権を行使することはできません。

そのため、退職時の有給消化については、引継ぎが終わっていないことだけを理由に取得を認めないのではなく、退職日や引継ぎ期間の調整、未消化となる有給休暇の買取なども含めて、本人と早めに話し合うことが重要です。

有給休暇は、会社と従業員との間でトラブルに発展しやすい事項の一つです。

申出期限や申出方法、長期取得時の引継ぎ、休暇申出が重なった場合の対応などについて、あらかじめルールを整理しておくことが重要です。

形式的にルールを設けるだけでなく、実際の勤務体制や社内運用に合った内容にすることで、会社の管理負担だけでなく、従業員側の申出や引継ぎにかかる負担も軽減できます。

現在の就業規則や有給休暇の運用に不安がある場合には、実際の運用状況を確認したうえで、専門家に相談することも検討してください。