神戸の社労士事務所│社会保険労務士法人プラス

① はじめに

就業規則は、会社で働くうえでの基本的なルールを定めるものです。

労働時間、休日、賃金、服務規律、退職、懲戒など
会社と従業員の間で重要になる事項を整理する役割があります。

法令上は
常時使用する労働者が10人以上となる場合に
就業規則を作成し
労働基準監督署へ届け出る義務があります。

そのため
常時使用する労働者が10人未満の会社については
労働基準法上の作成・届出義務まではありません。

就業規則は
会社の規模や業種、雇用形態、管理体制によって
重点的に整備すべき内容が変わります。

大企業やグループ会社を複数抱える企業では
コンプライアンス体制
グループ間でのルール統一
内部統制
上場準備などの観点から
幅広い規程整備が必要になることがあります。

一方で、多くの中小企業では
まず 「実際に問題が起きたときに対応できるか」
という視点が重要です。

このコラムでは、就業規則の全体像に触れつつ
中小企業で特に確認しておきたいポイントを中心に整理します。

② 就業規則が必要になる理由

就業規則が必要になる理由は
会社のルールを明確にし
実際にトラブルが起きたときに対応できる状態を整えておくためです。

労働時間や休日、賃金などの基本的な労働条件は
雇用契約書や労働条件通知書でも一定程度整理できるため
就業規則上で詳細まで定めていないケースも見受けられます。

就業規則上で概要を定め
雇用契約書で詳細を確認できる状態になっており
実際の運用にも沿っているのであれば
大きなリスクとなる可能性は低いと考えられます。

ただし
変形労働時間制、裁量労働制、変動の多いシフト制などを採用している場合には
就業規則への記載や
別途労使協定等の整備が必要になることもあります。

そのため
実際の運用がどのような制度になっているのかを確認することは重要です。

また
服務規律、懲戒、休職、復職、退職時の取扱いなどは
個別の契約書だけでは対応しきれない場面があるため
特に注意が必要です。

例えば
無断欠勤が続いた場合
業務命令に従わない場合
私傷病で長期欠勤が続く場合などは
あらかじめ会社としてのルールを定めておかなければ
事後的な対応では解決が難しくなることがあります。

就業規則は
こうした場面で会社の判断の根拠となり
従業員に対しても会社のルールを明確に示す役割を持っています。

トラブルになってからでは
会社が不利になるケースもあるため
あらかじめ備えておくことが重要です。

③ 特に確認しておきたいポイント

就業規則には
労働時間、休日、休暇、賃金、退職、服務規律、懲戒など
さまざまな項目を定めます。

いずれの項目も会社のルールとして重要ですが
中小企業においては
実際に労務トラブルが起きたときに対応できる状態を整えるため
特に優先して確認しておきたい項目があります。

懲戒に関する規定

まず重要になるのが
懲戒に関する規定です。

懲戒処分は
従業員に不利益を与える処分であるため
会社が自由に行えるものではありません。

判例上も、懲戒処分を行うためには
あらかじめ就業規則に懲戒の種類や懲戒事由を定め
その内容を従業員に周知しておくことが必要とされています。

そのため
無断欠勤、業務命令違反、ハラスメント、会社情報の不適切な取扱いなど
会社として問題となる行為については
服務規律や懲戒事由として整理しておくことが重要です。

もっとも、服務規律を細かく定めればよいというものではありません。

服装、髪型、私生活上の行動などに関するルールは
業種や職務内容
会社としての必要性によって慎重に検討する必要があります。

就業規則では、会社の秩序維持や業務遂行上必要な範囲でルールを定め
実際に問題が起きたときに適切な対応ができる状態にしておくことが重要です。

休職・復職に関する規定

次に確認しておきたいのが
休職・復職に関する規定です。

私傷病による欠勤が長期化した場合
・休職に入る条件
・休職期間
・復職の判断方法
・復職できない場合の取扱い
上記のようなことが定まっていないと
会社として対応の出口が見えにくくなることがあります。

長期欠勤が続いた場合に
いつまで欠勤扱いとするのか
どの時点で休職に移行するのか
復職できない場合にどう扱うのかが決まっていないと
会社側も本人側も判断しづらい状態になります。

特に中小企業では
長期間の欠勤が続いた場合の人員配置や業務負担への影響も大きいため
あらかじめ休職・復職の基本的なルールを整理しておくことが重要です。

働き方や賃金に関する規定

また、働き方や賃金についても
通常の運用と異なる制度を採用している場合には
就業規則上も確認の優先順位が上がることがあります。

注意が必要な具体例としては
次のようなケースです。

上記のような制度や手当を採用する場合には
就業規則や賃金規程への明記
労使協定等の整備が必要になることがあります。

特に固定残業手当については
何時間分の割増賃金として支給するのか
超過分をどのように精算するのかが曖昧なままだと
未払い残業代のトラブルにつながることがあります。

そのため
働き方や賃金制度が複雑な会社では
雇用契約書の内容だけでなく
就業規則や関連規程との整合性を確認しておくことが重要です。

④ まとめ

就業規則は
作成して終わりではなく
会社の実態に合った内容になっているかが重要です。

特に、懲戒、休職・復職、特殊な働き方や賃金制度などは
実際にトラブルが起きたときの対応に影響しやすい項目です。

また、就業規則や関連規程の内容は
給与計算や助成金申請に影響することもあります。

制度の内容と実際の運用がずれている場合
給与計算の誤りや申請時の確認事項につながる可能性があります。

就業規則は、たとえ常時使用する労働者が10人未満の場合であっても
作成義務の有無だけで判断するのではなく
会社の実態に照らして必要性を判断することが望ましいと言えます。

労務リスクが発生しづらい環境であれば
無理に就業規則を作成する必要性は低いケースもありますが
少人数の会社であっても
・残業が多い
・今後多くの採用を予定している
・精神的または身体的な負荷が大きい業務がある
上記のような場合には休職や懲戒などの対応が想定されるため
あらかじめルールを整備しておく重要性が高くなります。