神戸の社労士事務所│社会保険労務士法人プラス

① はじめに

従業員を雇い入れる際には、給与や勤務時間、休日、業務内容などの労働条件を明確にし、従業員に明示しておく必要があります。

雇入れ時の条件が不明確なままだと、後になって「聞いていた給与と違う」「勤務時間や休日の認識が違う」「仕事内容が想定と違う」「契約更新の有無や条件で揉める」といったトラブルにつながることがあります。

特に、給与、勤務時間、休日、勤務地、業務内容、契約期間などは、会社と従業員の認識にズレが出やすい項目です。

そのため、実務上は、可能であれば入社前、遅くとも入社初日の就業開始前までに、労働条件を確認できる状態にしておくことが望ましいです。

この記事では、労働条件通知書と雇用契約書の違い、雇入れ時に確認すべき内容、契約更新時や条件変更時に注意すべき点について整理します。

② 労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書も雇用契約書も、従業員に対して労働条件を明示するための書面です。

2つの違いを簡単に整理すると、次のようになります。

労働条件通知書は、会社が従業員に対して労働条件を通知するための書面です。

一方、雇用契約書は、労働条件を明示したうえで、その内容について会社と従業員が合意したことを確認する書面です。

実務上は、必要な明示事項を記載した雇用契約書を作成し、その書面で労働条件の明示と合意確認をあわせて行うことが多いといえます。

③ 雇入れ時に確認すべき主な労働条件

労働条件として明示すべき内容には、必ず明示しなければならない事項と、会社に制度がある場合に明示しなければならない事項があります。

一般的には、前者は絶対的明示事項、後者は相対的明示事項と呼ばれます。

雇入れ時には、まず次のような基本事項を確認しておくことが重要です。

また、会社に制度がある場合には、退職手当、賞与、休職、表彰、制裁、安全衛生、職業訓練などについても明示が必要になります。

ここで注意したいのは、単に雛形に項目を並べるだけでは足りないという点です。

実際の勤務時間、休憩時間、休日、賃金の計算方法、固定残業代の有無、試用期間中の条件などが、会社の実態と合っていなければ、後からトラブルになることがあります。

特に、固定残業代を導入している場合や、試用期間中だけ条件が異なる場合には、書面上の記載と実際の運用にズレがないか確認しておくことが重要です。

④ 雇用形態ごとに追加で確認すべき事項

労働条件の明示事項は、全従業員に共通するものだけではありません。有期契約労働者や短時間労働者に該当する場合には、追加で確認すべき事項があります。

④-1 有期契約労働者の場合

有期契約とは、契約期間の定めがある雇用契約をいいます。例えば「契約期間は入社日より6か月間」「2026年4月1日から2027年3月31日まで」といった形で、雇用契約に期間が定められている場合です。

有期契約の場合には、次のような事項を明確にしておく必要があります。

会社側は「当然、今回限りの契約だと思っていた」と考えていても、従業員側は「これまでどおり更新されると思っていた」と受け止めていることがあります。

このような認識の違いを防ぐためにも、契約更新の有無や判断基準は、雇入れ時や更新時に書面で明確にしておくことが重要です。

④-2 短時間労働者・有期契約労働者の場合

短時間労働者とは、正社員など通常の労働者と比べて、1週間あたりの所定労働時間が短い人をいいます。

無期契約の短時間パート、有期契約の短時間パート、有期契約のフルタイム契約社員などが該当します。

これらは、短時間労働者または有期契約労働者に該当するため、パートタイム・有期雇用労働法上の追加明示事項の対象となります。

ここで混同しやすいのは、正社員については会社に制度がある場合に明示する相対的明示事項として扱われる内容が、短時間労働者や有期契約労働者については、追加で明示すべき事項として整理されている点です。

実務上は、パートタイマーの労働条件通知書で問題になりやすい項目ですが、契約期間の定めがあるフルタイムの契約社員についても対象となるため注意が必要です。

特に、雇用管理に関する相談窓口は、記載漏れが起きやすい項目です。

⑤ 入社時・更新時・条件変更時は「適用前」に確認する

雇用契約書や労働条件通知書は、入社時だけの書類ではありません。

契約更新や労働条件の変更がある場合には、新しい条件が適用される前に、変更内容を明確にしておくことが重要です。

特に、次のような場面では、後から認識の違いが出やすいため、書面で確認しておくことが望ましいです。

正社員であれば、契約の更新がないため、毎年のように契約書を作り直す必要まではありません。

一方で、給与、勤務時間、勤務地、職務内容、雇用形態などの条件が変わる場合には、変更後の内容を事前に確認できる状態にしておくことが大切です。

有期契約の場合は、契約期間が満了し、契約を更新するたびに、更新後の契約期間や労働条件を確認する必要があります。

単に
「前回と同じ条件で更新します」
という口頭確認だけで済ませてしまうと、後から
「更新後の条件を聞いていない」
「その条件で合意したつもりはない」
といったトラブルにつながることがあります。

そのため、入社時だけでなく、契約更新時や条件変更時にも、その条件が適用される前に書面で確認しておくことが効果的です。

⑥ 法改正により変更範囲の記載にも注意が必要

労働条件の明示事項は、法改正により見直されることがあります。

例えば、2024年4月からは、すべての労働者について、就業場所や業務内容の変更の範囲を明示することが必要になりました。

また、有期契約労働者については、更新上限の有無や内容、無期転換に関する事項なども明示事項として問題になります。

このうち、就業場所の変更の範囲については、実務上も注意が必要です。

例えば兵庫県内でも、北部から神戸・阪神エリアなどの南東部へ異動する場合や、その逆の配置転換では、通勤時間や生活面の負担が大きく変わることがあります。

そのため、就業場所の変更範囲を実態に合わない形で記載していると、実際に異動辞令を出す場面でトラブルになる可能性があります。

また、昔から使っている雛形をそのまま使用している場合、現在の法令や実際の働き方に合っていないことがあります。

⑦ まとめ

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも労働条件を明示するための書面です。

ただし、雇用契約書は、明示に加えて合意の確認も兼ねるため、労働条件通知書を交付するだけの場合に比べて、従業員が内容を確認し、同意したことを示しやすい書面といえます。

また、明示すべき内容は、対象者によって異なります。

それぞれに適切な形で、明示内容を把握することが必要となります。

誰にでも使用できる網羅的なフォーマットを希望される会社もありますが、不要な記載内容が多くなると、説明する際に手間がかかったり、人事部内でも記載すべき事項かどうかの混乱が生じるケースもあります。

そのため、労務管理に詳しい担当者が個別に判断できる体制でない限り、誰にでも使用できる網羅的な書式を1つだけ用意するより、正社員用、有期契約労働者用、短時間労働者用など、雇用形態や契約内容に応じた書式を準備しておく方が安心です。

雇用契約書や労働条件通知書は、雛形をそのまま使うのではなく、現在の法令、会社の制度、実際の働き方に合っているかを定期的に確認しておくことも重要となります。